Wie Zeitdruck (Projekt)-Kräfte freisetzt (und nicht bewegungsunfähig macht)

Das Thema Zeitmangel taucht sicherlich in allen Projekten irgendwann auf. Fixe Termine auf die alle Beteiligten zuarbeiten, Finanzierungen, die irgendwann auslaufen, zu viele kleine Aufgaben, die sich auf immer länger werdenden Listen zusammenbrauen.

Hört man dem Team von Dörfer im Aufbruch nach sechs Wochen gemeinsamer Arbeit zu, hat es sich schier Unmögliches vorgenommen. In weniger als 5 Monaten sollen eine Konferenz, ein Online-Kurs, eine Webseite entstehen, die sich aus einer Datenbank mit Projektbeispielen speist, eine breite Öffentlichkeit will man erreichen, der Blog und Social Media Kanäle sollen bespielt werden…

Zur Halbzeit der ersten Projektphase haben sich einige dieser Ziele verändert. Die Konferenz ist zu Filmabenden mit Diskussion geworden – in drei Bundesländern; aus einem Tag sind drei Abende an drei verschiedenen Orten geworden. Die Ergebnisse und Projektprodukte sind nicht weniger geworden, sondern andere. Wie ist das möglich?

Das Team von Dörfer im Aufbruch arbeitet (unbewusst) in kurzen Projektsprints. Auf kurze Treffen für Vision, Reflektion und notwendige gemeinsame Planung folgen Phasen, in denen alle Teammitglieder autark (siehe Orgamodell) ihren Aufgaben, Verantwortungen nachgehen. Dies gewährt die Flexibilität Ideen auszuprobieren, zu modellieren und zu verwerfen.

Durch die Autonomie der Entscheidung können alle direkt ins Machen kommen. Gepaart mit einer gelebten Kultur der Fehlerfreundlichkeit und einer gehörigen Portion Humor hat jeder die Möglichkeit auch mal seiner Intuition oder dem Zufallsprinzip zu folgen. Es gibt kaum vordefinierte Projektabläufe, aber eine Menge Erfahrung und Lust zu spielen. Natürlich ist es nicht immer leicht, den eigenen Anspruch an Projektergebnisse oder (sinnvolle) Projektziele gefühlt nach unten korrigieren zu müssen. Die auferlegten Deadlines forcieren schnell sichtbare Ergebnisse; die Beruhigung ist, Korrekturen sind jederzeit im Nachhinein möglich.

Für Themen fern der Projektrealität – wie Ideen, Methoden und Formate entwickeln, der Austausch zur Form der gemeinsamen Arbeit und das Erdenken einer Zukunftsvision – reichen die regelmäßigen Teamtreffen kaum aus. Und manchmal – wie beim letzten Teamtreffen – gibt es kurze 15 Minuten, in denen magischerweise alle feststellen, dass sich ganz unabhängig voneinander ähnliche Zukunftsvisionen entwickelt haben. Das reicht um weiterzumachen und den Faden im Dezember wieder aufzunehmen.

Das ist wohl Teil der Portion Glück, die auch dazugehört. In diesem Fall hat sich ein Team zusammengefunden, in dem sich nur Einige kennen und schon zusammengearbeitet haben und trotzdem alle voneinander wie von alten Bekannten sprechen. Gemeinsam haben sie eine Atmosphäre der Offenheit geschaffen, in dem alle freundlich zugewandt und aufmerksam neben dem Projektmitglied und der gemeinsamen Aufgabe auch den Menschen sehen.

Katia Musiolek, Evaluatorin des Projektes “Ermächtigung zur Demokratisierung von Dörfern”
“Als externe Evaluatorin darf ich einzeln und gemeinsam mit allen Projektbeteiligten punktuell hinter die Kulissen schauen. Meine Erfahrungen und AHA-Effekte möchte ich hier teilen…”

Dezentral Arbeiten: wieviel gemeinsame Entscheidung ist nötig?

Dörfer im Aufbruch, das sind derzeit acht Menschen an sechs verschiedenen Standorten, fünf davon aktiv im Projekt beteiligt, drei in der Rolle der Initiatoren und Austauschpartner. Alle projekterfahren und mit einem Hang, Dinge immer wieder neu denken zu wollen.

Wie schafft man es eine solche dezentrale Organisation zusammenzuhalten und arbeitsfähig zu gestalten. Die Begeisterung für ein Thema hat das Team von Dörfer im Aufbruch im ersten Schritt zusammengeführt. Für alle Beteiligten geht es um das Gestalten von Gemeinschaft, wodurch und unter welchen Bedingungen Eigeninitiative und Teilhabe möglich ist, woran Akzeptanz und Entscheidungsprozesse scheitern können. Dörfer als Mikrokosmos des menschlichen Zusammenlebens, in dem Begegnung und Miteinander ermöglicht werden soll.

Innerhalb von 4,5 Monaten sollten eine Webseite, eine Konferenz und ein Online-Kurs auf die Beine gestellt werden. Die Projekterfahrung des Teams hatte gezeigt, dass auf mehrere Schultern verteilte Verantwortung häufig zu langen Abstimmungsschleifen führt. Die Qual der Entscheidungsunfähigtkeit hatten alle schon am eigenen Leibe erlebt.

Den Zusammenhalt und die Arbeitsfähigkeit schuf die bewusste Auswahl einer ‘neuen’ Organisationsstruktur. Die oberste Regel ist 1 Person = 1 Aufgabe; die eigene Aufgabe kann jede/r selbstbestimmt erledigen. Selbstverantwortung ist das leitende Prinzip. Für die einzelnen Mitglieder des Teams war die eigene Entscheidung über wann und wie sie arbeiten der Motivationsfaktor; die Hoheit über das eigene Arbeiten für Einige der ‘persönliche’ Erfolgsfaktor dieses Projekts.

Schwierig wird das Prinzip, wenn sich z.B. die Aufgabe im Laufe des Projekts ändert und dann Person und Aufgabe nicht mehr zueinander passen. Und was passiert mit den Aufgaben, die am Anfang des Projekts nicht verteilt werden, vielleicht noch nicht einmal existieren.

Hier kommen wir zur Kommunikation, wohl das schwierigste Unterfangen für dezentrale Projektteams. Das Team von ‘Dörfer im Aufbruch’ hat sich eine virtuelle Plattform als zentralen Raum für Austausch und Überblick gewählt auf der alle Teammitglieder ihre täglichen Aufgaben, Dokumente und Kommunikation speichern. Hier brauchte es nur einige Erinnerungen – der Sinn und Nutzen war allen klar.

Beim Prinzip der beratenden Entscheidung scheiden sich die Geister. Für die Erfahrenen (in dezentraler Projektzusammenarbeit) wurde in den ersten Monaten viel zu wenig auf das Wissen der Anderen zurückgegriffen. Dabei liegt die finale Entscheidung wie oder was gemacht wird immer bei der Person, die die Verantwortung für die Aufgabe hat; genauso gibt es auch die Verantwortung das Wissen des Teams zu nutzen – sich beraten zu lassen.

Beim Thema Beratung der eigenen Entscheidung scheint es einen (wahrscheinlich) nicht untypischen Gender Gap im Team zu geben. Den weiblichen Teammitgliedern fällt es wesentlich einfacher, da es aus Ihrer Sicht dazu dient, bessere Entscheidungen zu treffen, gerade unter enormen Zeitdruck. Im männlichen Blick raube ich auch noch dem Anderen etwas von seiner kostbaren Zeit und kann doch auch alleine entscheiden

Während der Halbzeit Reflektion waren sich alle Teammitglieder einig, wenn es um den Wert der direkten Kommunikation und des gemeinsamen Austausch geht. Der gemeinsame richtige Weg, eine Anregung für einen neuen Ansatz oder auch nur das gemeinsame Lachen über einen weiteren gescheiterten Versuch sind die Sonnenseiten der Teamarbeit.

Katia Musiolek, Evaluatorin des Projektes “Ermächtigung zur Demokratisierung von Dörfern”
“Als externe Evaluatorin darf ich einzeln und gemeinsam mit allen Projektbeteiligten punktuell hinter die Kulissen schauen. Meine Erfahrungen und AHA-Effekte möchte ich hier teilen…”