Dezentral Arbeiten: wieviel gemeinsame Entscheidung ist nötig?

Dörfer im Aufbruch, das sind derzeit acht Menschen an sechs verschiedenen Standorten, fünf davon aktiv im Projekt beteiligt, drei in der Rolle der Initiatoren und Austauschpartner. Alle projekterfahren und mit einem Hang, Dinge immer wieder neu denken zu wollen.

Wie schafft man es eine solche dezentrale Organisation zusammenzuhalten und arbeitsfähig zu gestalten. Die Begeisterung für ein Thema hat das Team von Dörfer im Aufbruch im ersten Schritt zusammengeführt. Für alle Beteiligten geht es um das Gestalten von Gemeinschaft, wodurch und unter welchen Bedingungen Eigeninitiative und Teilhabe möglich ist, woran Akzeptanz und Entscheidungsprozesse scheitern können. Dörfer als Mikrokosmos des menschlichen Zusammenlebens, in dem Begegnung und Miteinander ermöglicht werden soll.

Innerhalb von 4,5 Monaten sollten eine Webseite, eine Konferenz und ein Online-Kurs auf die Beine gestellt werden. Die Projekterfahrung des Teams hatte gezeigt, dass auf mehrere Schultern verteilte Verantwortung häufig zu langen Abstimmungsschleifen führt. Die Qual der Entscheidungsunfähigtkeit hatten alle schon am eigenen Leibe erlebt.

Den Zusammenhalt und die Arbeitsfähigkeit schuf die bewusste Auswahl einer ‘neuen’ Organisationsstruktur. Die oberste Regel ist 1 Person = 1 Aufgabe; die eigene Aufgabe kann jede/r selbstbestimmt erledigen. Selbstverantwortung ist das leitende Prinzip. Für die einzelnen Mitglieder des Teams war die eigene Entscheidung über wann und wie sie arbeiten der Motivationsfaktor; die Hoheit über das eigene Arbeiten für Einige der ‘persönliche’ Erfolgsfaktor dieses Projekts.

Schwierig wird das Prinzip, wenn sich z.B. die Aufgabe im Laufe des Projekts ändert und dann Person und Aufgabe nicht mehr zueinander passen. Und was passiert mit den Aufgaben, die am Anfang des Projekts nicht verteilt werden, vielleicht noch nicht einmal existieren.

Hier kommen wir zur Kommunikation, wohl das schwierigste Unterfangen für dezentrale Projektteams. Das Team von ‘Dörfer im Aufbruch’ hat sich eine virtuelle Plattform als zentralen Raum für Austausch und Überblick gewählt auf der alle Teammitglieder ihre täglichen Aufgaben, Dokumente und Kommunikation speichern. Hier brauchte es nur einige Erinnerungen – der Sinn und Nutzen war allen klar.

Beim Prinzip der beratenden Entscheidung scheiden sich die Geister. Für die Erfahrenen (in dezentraler Projektzusammenarbeit) wurde in den ersten Monaten viel zu wenig auf das Wissen der Anderen zurückgegriffen. Dabei liegt die finale Entscheidung wie oder was gemacht wird immer bei der Person, die die Verantwortung für die Aufgabe hat; genauso gibt es auch die Verantwortung das Wissen des Teams zu nutzen – sich beraten zu lassen.

Beim Thema Beratung der eigenen Entscheidung scheint es einen (wahrscheinlich) nicht untypischen Gender Gap im Team zu geben. Den weiblichen Teammitgliedern fällt es wesentlich einfacher, da es aus Ihrer Sicht dazu dient, bessere Entscheidungen zu treffen, gerade unter enormen Zeitdruck. Im männlichen Blick raube ich auch noch dem Anderen etwas von seiner kostbaren Zeit und kann doch auch alleine entscheiden

Während der Halbzeit Reflektion waren sich alle Teammitglieder einig, wenn es um den Wert der direkten Kommunikation und des gemeinsamen Austausch geht. Der gemeinsame richtige Weg, eine Anregung für einen neuen Ansatz oder auch nur das gemeinsame Lachen über einen weiteren gescheiterten Versuch sind die Sonnenseiten der Teamarbeit.

Katia Musiolek, Evaluatorin des Projektes “Ermächtigung zur Demokratisierung von Dörfern”
“Als externe Evaluatorin darf ich einzeln und gemeinsam mit allen Projektbeteiligten punktuell hinter die Kulissen schauen. Meine Erfahrungen und AHA-Effekte möchte ich hier teilen…”

Der Luxus eines Blickes von außen

Gestern haben wir die ersten Zwischenergebnisse der Evaluation erhalten. Unsere Evaluatorin hat mit den meisten Teammitgliedern länger telefoniert und uns nun zurückgespiegelt, an welchen Stellen wir große Einigkeit haben und an welchen Stellen wir noch deutlichen Gesprächsbedarf haben. Warum ich das als Luxus empfinde? Aus drei Gründen:

  • Natürlich haben wir uns versprochen, bei Irritationen zu sprechen und finden, dass wir eine sehr offene Atmosphäre im Team haben. Und doch gibt es viele Dinge, die im Einzelgespräch mit einem Externen eher angesprochen werden. Unsere Evaluation präsentiert uns unsere Tabuthemen auf dem Silbertablett. Wir können dann immer noch “entscheiden”, nicht hinzugucken, aber wenigstens wissen wir, dass es sie gibt.
  • Wir arbeiten unter Hochdruck mit sehr enger Deadline und haben, entgegen unseren Überzeugungen, keine Zeit für echte Abstimmungen von Teamverständnis, Zukunftsvisionen, zugrundeliegender Haltung etc. Und wir stellen fest: ein Stück weit kann man das “outsourcen”. Wir haben gestern gelernt, an welchen Stellen wir uns einig sind – und es waren richtig viele. Das Gefühl, dass wir wirklich dasselbe wollen, hat sich verstärkt.  Statt dieses in langen Teamsitzungen zu erarbeiten, können wir nun beruhigt davon ausgehen, dass wir in dieselbe Richtung gehen. Das entlastet.
  • Einige der Ergebnisse waren schon obsolet, vieles hatte sich bereits erledigt, obwohl die Gespräche vor wenigen Wochen stattgefunden hatten. Es war der klare Beweis dafür, dass wir uns gut und schnell entwickeln. Von innen lassen sich diese Entwicklungen oftmals nicht sehen, wenn dann nur diffus spüren. Es hat gut getan, zu sehen, wie gut wir im Prozess sind – und natürlich auch, welche Themen wir noch haben.

 

Inhaltlich habe ich auch eine ganze Menge mitgenommen, das nicht nur für uns relevant ist, hier nur einige:

  • Wir wollen alles und noch viel mehr. Was an Zielen, die wir uns selbst stecken, in den Ergebnissen stand, war inspirierend und erschreckend zugleich – und sprengte komplett den Rahmen unseres Projektantrages. Sicher war es gut, zu Anfang einmal breit aufzumachen, doch nun ist es an der Zeit, zu fokussieren.
  • Wir genießen Eigenverantwortung und volle Ermächtigung, sind uns aber unsicher und uneinig, wieviel Kommunikation notwendig ist, damit das Gesamtnetz gut hält.
  • Vor lauter “arbeiten, arbeiten, arbeiten” nehmen wir uns nicht annähernd genug Zeit, mit denen zu kommunizieren, um die es eigentlich geht – in unserem Fall Dörfer deutschlandweit.

 

In allen Projekten, die ich kenne, ist es ähnlich: obwohl sich alle einig sind, dass Reflexion wichtigster Motor von Qualitätsentwicklung ist, ist es immer das erste, das im Projektalltag von der Tagesordnung gestrichen wird. Eine begleitende Evaluation stellt sicher, dass das nicht passiert. Aus meiner Sicht eine absolut lohnenswerte Investition für alle, die wenig Zeit haben und sich trotzdem reflektiert entwickeln möchten.

von Monia, Team Dörfer im Aufbruch

Der wichtige Blick von außen

Uns ist sehr bewusst, wie schnell es gehen kann, das der eigene Blick von der Innenlogik getrübt wird und eine SYSTEMISCHE BLINDHEIT einsetzt. Otto Scharmer der Theory U empfiehlt in diesem Zusammenhang “Spaziergänge am Rande des Systems”, also mit Menschen, die einen Blick von außen schenken können, auf das System zu gucken. Am Rande des Systems aber, nicht von ganz außen, damit die Anschlussfähigkeit noch gegeben ist und auch wir nicht überfordert sind.Wir haben uns also auf die Suche nach EVALUATOREN gemacht, die einerseits die innere Welt von gesellschaftlichen Vorhaben kennen, auf der anderen Seite aber inhaltlich fremd genug, dass unsere Blindheit für sie nicht ansteckend ist – und sich genug mit Empirie auskennen, um immer mal wieder in die objektivere Richtung zu pushen. Mit ihnen haben wir besprochen, dass das, was wir das, das wir dank ihnen LERNEN, AUCH IMMER MIT EUCH TEILEN – damit Ihr von dem profitieren könnt, was uns gelingt (positives Wissen) und Ihr vielleicht dann aber eben auch nicht unsere Fehler wiederholen müsst (negatives Wissen). Sie werden bei uns im Blog regelmäßig berichten, was aus unseren Erfahrungen aus ihrer Sicht für andere Projekte relevant, vor allem aber auf die Dorfentwicklung übertragbar ist.

von Monia, Team Dörfer im Aufbruch